【2026年版】電子帳簿保存法の対応方法をわかりやすく解説！宮崎・鹿児島の事業者が見落としがちなポイントも

2026年5月7日

「電子帳簿保存法への対応、うちはもう大丈夫？」——そう思いながらも、実はきちんと確認できていない経営者の方は、宮崎・鹿児島でも少なくありません。

2024年1月に電子取引データの電子保存が完全義務化されてから1年以上が経ちました。
しかし「とりあえずPDFをフォルダに入れている」「古いルールのまま運用している」という事業者が税務調査で指摘を受けるケースが増えています。

この記事では、2026年時点の最新ルールをもとに、宮崎・鹿児島の中小企業・個人事業主が今すぐ確認すべきポイントをわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？（2026年版まとめ）

電子帳簿保存法は、請求書・領収書などの書類を電子データのまま保存することを認める（一部は義務とする）法律です。

2024年1月からは、メールやクラウドで受け取った請求書・領収書（電子取引データ）の電子保存が完全義務になりました。
紙に印刷して保管するだけでは法令違反になります。

区分	内容	義務か任意か
①電子帳簿・書類	会計ソフトで作成した帳簿・決算書など	任意（ただし優遇あり）
②スキャナ保存	紙の領収書・請求書をスキャンして保存	任意
③電子取引データ	メール・クラウドで受け取ったPDF請求書など	義務（2024年1月〜）

宮崎・鹿児島の事業者が特に見落としがちな3つのポイント

地域の税理士や商工会での相談事例をもとに、南九州の事業者に多いミスをまとめました。

① 「紙で印刷して保管すればOK」はもう通用しない

以前は「電子データを受け取っても紙に印刷すればOK」という経過措置がありました。
しかし2024年1月以降、この措置は終了しています。

Amazonや楽天市場で事業用の物品を購入している場合、その明細も電子取引データとして電子保存が必要です。
宮崎・鹿児島の農業関連事業者・建設業者でネット購入を活用している方は特に注意してください。

② ファイル名がバラバラのまま保存している

電子帳簿保存法では、「日付・取引先・金額」で検索できる状態にしておく必要があります。

❌ NG例：invoice_0312.pdf　scan001.pdf
✅ OK例：2026-03-12_〇〇商事_請求書_55000円.pdf

税務調査が入ったとき、ファイル名がバラバラだと「検索要件を満たしていない」として問題になります。
今すぐ命名ルールを統一しましょう。

③ 「保存規程」を作っていない

タイムスタンプサービス（有料）を使わない場合、「電子取引データ保存規程」という社内ルール文書を作成しておく必要があります。

これを知らずに、ただフォルダに保存しているだけの事業者が非常に多いです。規程がなければ「改ざん防止措置なし」と判断される可能性があります。

今すぐできる対応手順（5ステップ）

手順① 電子データを1か所にまとめる

Google Drive・OneDrive・Dropboxなど、クラウドストレージに専用フォルダを作りましょう。

電子帳簿保存法データ/
　┣ 2026年/
　　┣ 請求書/
　　┣ 領収書/
　　┗ 見積書/

手順② ファイル名を統一する

年月日_取引先名_書類の種類_金額.pdf の形式で保存します。

例：2026-04-01_宮崎建材株式会社_請求書_132000円.pdf

手順③ 保存規程を作成する

以下のサンプルをそのまま使ってもOKです。
Word・PDFで保存しておきましょう。

電子取引データ保存規程（サンプル）
第1条　本事業所は、電子取引データを以下のルールで保存・管理する。
・受信後すみやかに指定フォルダへ保存し、削除・改ざんを行わない。
・ファイル名には「日付・取引先・金額」を含める。
・フォルダへのアクセスは代表者・経理担当者に限定する。
・税務調査時には画面表示または印刷で提示できる状態を維持する。

手順④ 会計ソフトとの連携を確認する

ソフト名	電子帳簿保存法対応	特徴
freee会計	✅ 完全対応	タイムスタンプ不要・自動連携
マネーフォワードクラウド	✅ 完全対応	電子データ自動保存
弥生会計オンライン	✅ 対応	初心者でも使いやすい
Google Drive＋保存規程	✅ 対応可能	無料で始めたい方向け